Onze mailbox staat de hele dag open. En niet alleen de mailbox. Ook social media laat je weten als je buurvrouw een foto met haar kat online zet en buienalarm waarschuwt je voor een regenbui die precies valt wanneer je op de fiets moet zitten. Elke keer leidt een notificatie af en ben je even uit je concentratie gehaald.
Tijdens werk is het wel heel fijn als je zo veel mogelijk van dit soort ruis kan reduceren, zodat de afleiding zo minimaal mogelijk is.
Begin eens bij je mailbox! Sluit deze het liefst een groot deel van de dag af, zeker op moment dat je echt goed gefocust aan de slag wilt gaan.
Met de onderstaande mailbox-hacks zorg je er al helemaal voor dat je standaard minder mailbox prikkels krijgt.
1. Laat je mail maar een paar keer per dag binnenkomen (voor Gmail): Met de gratis Adios applicatie laat je je mail maar 3x per dag inladen in je inbox. De hoeft dus ook maar 3x per dag je mail te checken, waarbij je direct ook mooi je mail kan slepen naar de juiste map, zoals beschreven in dit artikel over mailbox management. Mocht je tussentijds een mail verwachten die niet kan wachten, staat deze uiteraard voor je klaar in de Adios mail map.
2. Sluimer je berichten: Heb je een bericht ontvangen die je pas over een week nodig hebt? Parkeer ‘m dan even door de mail te sluimeren, waardoor de mail pas weer terugkomt op het moment dat je ‘m nodig hebt. Uit het zicht, uit je hoofd, maar niet uit het systeem.
Lees hier hoe je dit doet voor Gmail.
Lees hier hoe je dit doet voor Outlook.
3. Regels maken: maak regels voor mail die binnenkomt. Je kan bijv. zorgen dat alle mail van een bepaalde afzender automatisch in een bepaalde map terecht komen. Of dat je mail met het woord ‘factuur’ in de titel, automatisch in de facturenmap wordt geplaats, en er pas bij pakt wanneer je met facturen aan de slag gaat.
Lees hier hoe je dit doet voor Gmail.
Lees hier hoe je dit doet voor Outlook.
4. Maak een apart mailadres aan voor nieuwsbrieven. Nieuwsbrieven lezen is iets dat je bij uitstek doet in een loos momentje, maar niet belangrijk genoeg om dat elke dag bij te houden. Laat deze berichten dus naar een ander mailadres gaan, waarvan je de inbox bijv. 1x per week checkt. Lees je de nieuwsbrief überhaupt niet? Meld je er dan direct voor af!
Reduceren van je berichten
Deze 4 tips zouden voor minder mailprikkels moeten zorgen, maar zorgt er niet voor dat je ook minder mail binnen krijgt.
Kijk daarom ook kritisch naar elke mail die je binnen krijgt. Heb je iets aan de mail? Zou je de mail moeten ontvangen? Krijg je vaak dezelfde vraag via de mail, die je met een paar klikken op de knop op je website kan beantwoorden in een FAQ?
Bepaal dus welke mails echt van belang zijn en waar je ze kan elimineren.
Hello empty mailbox!
