3892 mails. Dat was het aantal e-mails in de inbox van een klant, toen ik van hem de taak kreeg om daar een bezem doorheen te halen. En dat was nodig, want er stonden berichten in van bijna 3 jaar oud! Nu weet ik dat een deel van de mensen daar helemaal geen probleem mee heeft. “Als alles gelezen is of niet meer van belang is, is het goed toch?”.
Nou eigenlijk niet… Zelf krijg ik al jeuk als ik moet scrollen door mijn inbox, wat in mijn geval betekent dat ik meer dan 9 mails erin heb staan. Ik houd deze lijst dus ook zo klein mogelijk, of eigenlijk op 0. En 3x raden: mijn klant doet dat nu ook 🙂
Waarom is het belangrijk om je inbox leeg (of zo leeg mogelijk) te houden?
Het zal je misschien niet verbazen, maar wij krijgen dagelijks te maken met zo’n 120.000 prikkels, waar we al dan niet iets mee moeten. Elke prikkel die we binnen krijgen, moet verwerkt worden door onze hersenen en kost de benodigde energie.
Omdat je geen oneindige energie hebt op een dag, is het zaak om je prikkels zo veel mogelijk te reduceren. Waarom dan je mailbox vol laten staan met berichten die (onbewust) afleiden en energie kosten. Die energie kan je veel beter aan andere dingen besteden.
Naast dat het hebben van een volle mailbox veel energie kost, zorgt het ook voor weinig overzicht. Want waar stond ook alweer dat mailtje wat je ongeveer 2 weken geleden hebt ontvangen? En wat moest je hier ook alweer mee doen?
Mappenstructuur mailbox
Je mailbox terugbrengen van honderd+ (of misschien wel duizend+) e-mails naar 0, is veel makkelijker dan dat het klinkt. Dit is hoe het werkt!
- Zoek eerst eens uit welke mails er verwijderd kunnen worden. Verlopen track & trace nummers, een reservering van 3 maanden geleden, afspraakbevestigingen van al een paar maanden oud. Ze kunnen weg! Evenals nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Meld je hiervoor eerst wel even af.
- Van hetgeen dat overblijft kan verreweg het grootste gedeelte van je inbox je verplaatsen naar het archief. Mails ouder dan 2 maanden kunnen daar eigenlijk allemaal naartoe. De kans dat je nog iets moet met een mail van zo lang geleden is erg klein. Tevens is de zoekfunctie tegenwoordig erg goed. Het kan wel fijn zijn om nog een aantal sub-mapjes te maken, bijv. facturen, HR, etc.
- Maak de volgende 3 mappen aan:
~ Actiemap: voor de mails waar je maximaal 15 minuten mee bezig bent om ze te beantwoorden
~ XL-map: voor de mails waar je meer dan 15 minuten mee bezig bent om te beantwoorden
~ Wachten op-map: voor mails waar je nog een reactie op verwacht - Plan tijd in je agenda voor het beantwoorden van mail.
Je hoeft niet direct te reageren op een e-mail. Als het écht heel dringend is, word je wel gebeld.
Het batchen van mails zorgt ervoor dat je langere tijd gefocust aan de slag kan gaan met één taak. Verzamel de mails dus en sleep ze direct naar de juiste map, zonder er iets mee te doen. Plan vervolgens bijvoorbeeld een half uurtje per dag voor je actiemap. De XL-map kan eens per week worden weggewerkt gedurende een langer moment.
Alle mail die in minder dan 2 minuten te beantwoorden is, doe het gelijk!
Tada, nu is je inbox leeg en deze blijft ook leeg. Want alle binnenkomende e-mails worden direct geplaatst in een van de hierboven beschreven mappen.
Vanuit de actiemap en XL-map wordt er gewerkt, maar alleen wanneer hier tijd voor is gepland!! En ga er dan ook echt voor zitten. ‘Never touch the same email twice’.
Probeer deze methode ook eens! Je zult zien dat de mails in je inbox als sneeuw voor de zon verdwijnen en de tijd dat je meerdere keren naar dezelfde mail hebt zitten staren ook voorbij is.
Blok een moment, pak je moment en rammen op dat toetsenbord!
Mocht je nou denken: “Hé, zo’n lege mailbox wil ik ook, maar in m’n eentje gaat het me niet lukken.”. Ik heb inmiddels verschillende ondernemers geholpen om met hun e-mail management en werken nog steeds met deze (of soort gelijke) indeling en hun mailbox is altijd leeg. En dat creëer ik ook graag bij jou!
Vul het contactformulier in met je verzoek of vraag. Misschien kan jij dan binnenkort ook zeggen dat je eindelijk een lege mailbox hebt!
Pingback: 4 tips voor minder mailbox prikkels